Den Prozessmanagement-Reifegrad bestimmen: Wo stehen Sie als Organisation?

Die ersten Schritte sind gemacht, aber es gibt noch viel zu tun

Ihr Haus befindet sich in der Anfangsphase auf den Stufen 1 bis 6. Die ersten Schritte auf dem Weg zur prozessorientierten Organisation wurden bereits getan. Nach unserer Einschätzung befinden sich zwei Drittel aller deutschen Banken in dieser Phase. Nun geht es darum, die weiteren strategischen und organisatorischen Grundlagen für ein erfolgreiches Prozessmanagement zu legen. Wie in unserem aktuellen BPM Marktüberblick 2021 beschrieben, sollte Ihr Haus die folgenden Aktivitäten angehen:

Das OHB sichten und kategorisieren. Nach der Sichtung aller Informationen werden diejenigen in Kategorien unterteilt, die später als Prozess abgebildet werden. Hier muss darauf geachtet werden, ob die Inhalte aktuell sind oder ob regulatorische Vorgaben fehlen.
Ein geeignetes Dokumentations-Tool auswählen. Ziel ist es, das Prozessmanagementwerkzeug zu finden, welches die Organisation auf dem Weg zu automatisierten Geschäftsprozessen bestmöglich unterstützt.
Ein Rollenmodell definieren. Es zeigt die Ablauforganisation und enthält alle an den Prozessen beteiligten Personen mit Aufgabenbeschreibung, Kompetenzen und Verantwortung.
Rahmen und Konventionen für ein prozessorientiertes OHB festlegen. Um einen Überblick über alle in der Organisation vorhandenen Prozesse zu gewinnen, wird eine End-to-End-Prozesslandkarte erstellt. Je nach Organisation kann beispielsweise zwischen Management-, Wertschöpfungs- und Unterstützungsprozessen unterschieden werden.
Die Mitarbeiter umfassend informieren. Für die anstehende organisatorische Veränderung ist es wichtig, Verständnis bei den Mitarbeitern zu schaffen. So lernen diese, den Unterschied zwischen End-to-End-Prozessen und einfachen, fragmentierten Workflows zu verstehen und den Mehrwert eines visualisierten End-to-End Prozesses zu erkennen.
Die End-to-End-Prozesse modellieren und veröffentlichen. Die Prozesslandkarte wird mit den darunter liegenden End-to-End-Prozessen – von der konkreten Kundenanforderung über die Wertschöpfung bis zur Erfüllung des Kundenwunsches – detailliert. Die Prozesslandschaft als Ablauforganisation, die Aufbauorganisation und alle dazugehörigen Dokumente werden veröffentlicht und allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt.

Ein Prozessmanagement-Tool soll Sie bei der Arbeit bestmöglich unterstützen. Der BPM Marktüberblick 2021: Prozessmanagement-Tools für den Weg in die Zukunft gibt Ihnen einen Überblick über aktuelle Werkzeuge. Zusätzlich bieten Ihnen unsere Webinare Einblicke in Best Practices für das Prozessmanagement in Banken.

Sie benötigen Unterstützung von erfahrenen Prozessmanagern? Sprechen Sie uns an. Gerne helfen Ihnen unsere Experten auf dem Weg zu einer prozessorientierten Organisation. Sie erreichen uns unter +49 (0) 69 - 299 20 87 60 oder per Mail an welcome@cofinpro.de.

Sie haben die notwendigen Grundlagen gelegt, jetzt geht es an die Automatisierung der Prozesse

Ihr Haus befindet sich aktuell auf der Stufe 7 oder 8. Die Prozesse wurden in einem Werkzeug in einer geeigneten Modellierungsnotation z.B. BPMN 2.0 dokumentiert und alle prozessrelevanten Dokumente sind mit den Prozessen verknüpft. Auf dieser Stufe sind Sie bereits entscheidende Schritte gegangen, um die Prozesse in Ihrem Haus zu leben. Das Prozessdenken ist bei Mitarbeitern und Führungskräften verankert. Nun geht es darum, technische Lösungen zu finden, um die Prozesse zu automatisieren. Dabei steht vor allem der Return on Investment im Vordergrund. Das sollten die nächsten Schritte sein:

Identifizierung von Automatisierungspotenzialen. Nicht alle Prozesse einer Bank eignen sich für die Automatisierung. Der Blick auf die Kundenbedürfnisse darf bei der Auswahl nicht vernachlässigt werden. Mit Hilfe eines standardisierten Bewertungsschemas kann das Management geeignete Prozesse identifizieren.
Verknüpfung der Systeme. Für die Ausführung der Prozesse müssen die bestehenden Systeme z. B. mittels einer Anwendungsschnittstelle (API) soweit wie möglich miteinander verknüpft werden, um Medienbrüche und manuelle Datenübertragungen weitgehend zu vermeiden.
Einführung geeigneter Automatisierungstools. Abhängig von den angestrebten Optimierungszielen gilt es, die am besten geeigneten Technologien auszuwählen, die optimal zur IT-Architektur des Hauses passen. Die Bandbreite reicht hier von einfachen No-Code/Low-Code-Lösungen, Robotic Process Automation (RPA) bis hin zu leichtgewichtigen BPM-Lösungen oder mächtigen BPM-Suiten.
Umsetzung der technischen Optimierung. Die identifizierten Prozesse werden in Automatisierungstools überführt. Einige der gängigen BPM-Lösungen bieten hier von Haus aus eine entsprechende Unterstützung an.

Alles richtig gemacht!

Herzlichen Glückwunsch! Ihre Organisation ist beim Thema Prozessmanagement sehr gut aufgestellt und befindet sich aktuell auf der Stufe 9 oder 10. Alle Grundlagen für ein erfolgreiches Prozessmanagement sind gelegt, die bestehenden Prozesse wurden optimiert und es erfolgen bereits erste Automatisierungsansätze.

Prozessmanagement lebt von kontinuierlicher Verbesserung. Brauchen Sie dabei Unterstützung von erfahrenen Prozessmanagern? Sprechen Sie uns an. Gerne helfen Ihnen unsere Experten auf dem Weg zu einer prozessorientierten Organisation. Sie erreichen uns unter +49 (0) 69 - 299 20 87 60 oder per Mail an welcome@cofinpro.de.

Erste Optimierungen laufen bereits, aber es gibt noch mehr zu tun.

Ihr Haus befindet sich in der Anfangsphase auf den Stufen 1 bis 6. Erste Optimierungsansätze zur Verbesserung der Geschäftsprozesse wurden bereits verfolgt. Jetzt sollten die restlichen Grundlagen gelegt werden, um die Optimierung nachhaltig und ganzheitlich zu gestalten. Wie in unserem aktuellen BPM Marktüberblick 2021 beschrieben, sollte Ihr Haus die folgenden Aktivitäten angehen:

Das OHB sichten und kategorisieren. Nach der Sichtung aller Informationen werden diejenigen in Kategorien unterteilt, die später als Prozess abgebildet werden. Hier muss darauf geachtet werden, ob die Inhalte aktuell sind oder ob regulatorische Vorgaben fehlen.
Ein geeignetes Dokumentations-Tool auswählen. Ziel ist es, das Prozessmanagementwerkzeug zu finden, welches die Organisation auf dem Weg zu automatisierten Geschäftsprozessen bestmöglich unterstützt.
Ein Rollenmodell definieren. Es zeigt die Ablauforganisation und enthält alle an den Prozessen beteiligten Personen mit Aufgabenbeschreibung, Kompetenzen und Verantwortung.
Rahmen und Konventionen für ein prozessorientiertes OHB festlegen. Um einen Überblick über alle in der Organisation vorhandenen Prozesse zu gewinnen, wird eine End-to-End-Prozesslandkarte erstellt. Je nach Organisation kann beispielsweise zwischen Management-, Wertschöpfungs- und Unterstützungsprozessen unterschieden werden.
Die Mitarbeiter umfassend informieren. Für die anstehende organisatorische Veränderung ist es wichtig, Verständnis bei den Mitarbeitern zu schaffen. So lernen diese, den Unterschied zwischen End-to-End-Prozessen und einfachen, fragmentierten Workflows zu verstehen und den Mehrwert eines visualisierten End-to-End Prozesses zu erkennen.
Die End-to-End-Prozesse modellieren und veröffentlichen. Die Prozesslandkarte wird mit den darunter liegenden End-to-End-Prozessen – von der konkreten Kundenanforderung über die Wertschöpfung bis zur Erfüllung des Kundenwunsches – detailliert. Die Prozesslandschaft als Ablauforganisation, die Aufbauorganisation und alle dazugehörigen Dokumente werden veröffentlicht und allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt.

Schließen Sie die Lücken, um Insellösungen zu vermeiden

Ihr Haus befindet sich in der Anfangsphase auf den Stufen 1 bis 6. Erste Automatisierungsansätze werden bereits verfolgt. Ohne weitere strategische und organisatorische Voraussetzungen können Automatisierungs- und Robotics-Initiativen ihr volles Potenzial jedoch nicht entfalten. Ihr Einsatz bleibt meist eine Insellösung. Wie in unserem aktuellen BPM Marktüberblick 2021 beschrieben, sollte Ihr Haus die folgenden Aktivitäten angehen:

Das OHB sichten und kategorisieren. Nach der Sichtung aller Informationen werden diejenigen in Kategorien unterteilt, die später als Prozess abgebildet werden. Hier muss darauf geachtet werden, ob die Inhalte aktuell sind oder ob regulatorische Vorgaben fehlen.
Ein geeignetes Dokumentations-Tool auswählen. Ziel ist es, das Prozessmanagementwerkzeug zu finden, welches die Organisation auf dem Weg zu automatisierten Geschäftsprozessen bestmöglich unterstützt.
Ein Rollenmodell definieren. Es zeigt die Ablauforganisation und enthält alle an den Prozessen beteiligten Personen mit Aufgabenbeschreibung, Kompetenzen und Verantwortung.
Rahmen und Konventionen für ein prozessorientiertes OHB festlegen. Um einen Überblick über alle in der Organisation vorhandenen Prozesse zu gewinnen, wird eine End-to-End-Prozesslandkarte erstellt. Je nach Organisation kann beispielsweise zwischen Management-, Wertschöpfungs- und Unterstützungsprozessen unterschieden werden.
Die Mitarbeiter umfassend informieren. Für die anstehende organisatorische Veränderung ist es wichtig, Verständnis bei den Mitarbeitern zu schaffen. So lernen diese, den Unterschied zwischen End-to-End-Prozessen und einfachen, fragmentierten Workflows zu verstehen und den Mehrwert eines visualisierten End-to-End Prozesses zu erkennen.
Die End-to-End-Prozesse modellieren und veröffentlichen. Die Prozesslandkarte wird mit den darunter liegenden End-to-End-Prozessen – von der konkreten Kundenanforderung über die Wertschöpfung bis zur Erfüllung des Kundenwunsches – detailliert. Die Prozesslandschaft als Ablauforganisation, die Aufbauorganisation und alle dazugehörigen Dokumente werden veröffentlicht und allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt.

In den Prozessen schlummert noch Optimierungspotential

Ihr Haus befindet sich aktuell auf der Stufe 7 oder 8. Alle Grundlagen für ein erfolgreiches Prozessmanagement wurden gelegt und es erfolgen bereits erste Automatisierungsansätze. In der Optimierung der Prozesse steckt noch mehr Potenzial. Für einen flächendeckenden Automatisierungsansatz sind die folgenden Schritte notwendig:

Analyse von Optimierungsmöglichkeiten. Mitarbeiter untersuchen die Prozesse etwa im Hinblick auf Bearbeitungswechsel, Medienbrüche, Liegezeiten, Skalierungsfähigkeit oder Kundenschnittstellen und passen sie gegebenenfalls an. Wert- und Kostentreiber werden identifiziert, Prozesszeiten, Mengen und Qualität unter die Lupe genommen.
Optimierung der Prozesse. Die Prozesse werden im Prozesswerkzeug verbessert und die Änderungen in den Arbeitsalltag übertragen. Ein Ansatz für die Optimierung ist die Standardisierung von variantenreichen Prozessen. In agilen Organisationen erfolgt die Optimierung häufig in kleinen Schritten auf Basis von Prozesssimulationen mittels verschiedener Szenarien.
Festlegung von Kennzahlen. Mit der Entwicklung von Kennzahlen wird die Effektivität und Effizienz der Prozesse initial ermittelt und kontinuierlich durch regelmäßiges Messen gesteigert.
Implementierung eines KVP. Durch die Etablierung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) wird in kleinen Schritten aber stetig die Wettbewerbsfähigkeit gestärkt. Dabei ist es wichtig, dass die Verbesserungen von den Mitarbeitern ausgehen und die Organisation eine Fehlerkultur pflegt, die auf Schuldzuweisungen verzichtet.