Datenschutzerklärung

für Bewerbende

Allgemeines

Wenn Sie sich auf eine Stelle in unserem Unternehmen bewerben, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten. Wir nehmen Ihre Privatsphäre sehr ernst und möchten Sie daher an dieser Stelle über den Umgang mit Ihren Bewerberdaten informieren. Bitte beachten Sie hierzu ebenfalls unsere datenschutzrechtlichen Informationen zu den beruflichen Social Media Plattformen: Link.

Zweck der Datenerhebung

Vor dem Eintritt in unser Unternehmen bzw. während des Bewerbungsprozesses verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zum Zweck der Begründung eines Vertragsverhältnisses in gebotenem Umfang.

Datenarten, die von uns verarbeitet werden

Verarbeitet werden regelmäßig folgende personenbezogene Datenarten:

• Bewerberdaten; Name Geburtsdatum, Lebenslauf, Staatsangehörigkeit/Arbeitserlaubnis, etc. für das Auswahl-, Einstellungsverfahren, Ein- und Austrittsmanagement,
• private Kontaktdaten; Adresse, Telefonnummer, E-Mail (zum Zwecke der Kontaktaufnahme),
• Daten im Rahmen des Personalscreenings (z.B. polizeiliches Führungszeugnis, Zuverlässigkeitsprüfung (ZUP)),
• Ggf. Daten die einem Berufsgeheimnis unterliegen; z.B. Daten über gesundheitliche Eignung und etwaige Einschränkungen
• sonstige Daten in der Personalverwaltung: Schwerbehinderung (sofern relevant), Führerscheininhaberschaft

Wir benötigen von Ihnen keine Informationen, die nach dem allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) nicht verwertbar sind (Rasse, ethnische Herkunft, Geschlecht, Schwangerschaft, Angaben zu physischer oder psychischer Krankheit, Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexuelle Identität oder Sexualleben etc.).

Wir bitten darum solche Daten nicht an uns zu übermitteln. Dasselbe gilt für Inhalte, die geeignet sind, Rechte Dritter zu verletzen (z.B. Urheberrechte, Leistungsschutzrechte oder andere Immaterialgüterrechte, Persönlichkeitsrechte, Presserecht oder allgemeine Rechte Dritter).

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

• zur Begründung, der Durchführung und der Beendigung eines Vertragsverhältnisses nach Art. 6 Abs. 1 lit.b) i.V.m. §26 BDSG (Fassung ab 25.5.2018),
• zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach Art. 6 Abs. 1 lit.c),
• im Falle der Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f),
• sowie auf Basis einer Einwilligung von Ihnen durch freiwillige Überlassung von Daten, die für den Zweck nicht zwingend erforderlich sind (etwa Hobbys im Lebenslauf) (eine solche ist allerdings grundsätzlich für einen Vertragsabschluss oder die Fortführung eines bestehenden Vertrages nicht erforderlich) nach Art. 6 Abs. 1 lit a).

Unsere berechtigten Interessen liegen dabei z.B. in:

• der Optimierung der Bewerbungsprozesse,
• die Erzielung von Effizienz-Gewinnen durch Bündelung von Leistungen in einzelnen Konzern-Gesellschaften (insbesondere Personal, IT),
• der Sicherstellung der Compliance mit Sicherheitsvorschriften, Auflagen, Industrie-Standards und vertraglichen Verpflichtungen,
• der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche,
• der Vermeidung einer Schädigung und/oder Haftung des Unternehmens durch entsprechende Maßnahmen.

Kategorien von Empfängern

• Interne Empfänger nach dem "need to know"-Prinzip.
• Gesellschaftsrechtlich verbundene Unternehmen (Konzernunternehmen) als gemeinsame Verantwortliche:
  Die wesentlichen Inhalte der Regelung der Aufgaben in Bezug auf die Rechte Betroffener können unter angegebener Kontaktadresse erfragt werden,
  nach Art. 26 Abs. 3 DSGVO können diese Rechte jedoch von Betroffenen bei allen involvierten Unternehmen eingefordert werden.
• Zur Abwicklung unseres Bewerberprozesses setzen nutzen wir zudem den Cloud-Anbieter HAUFE-UMANTIS AG. Wir haben mit diesem Dienstleister einen Auftragsverabeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen, der sicherstellt, dass die Datenverarbeitung in zuverlässiger Weise erfolgt.#

Registrierung im Rahmen des Bewerbungsverfahrens

Um einen Zugang zu unserem Bewerbermanagementsystem zu erhalten, müssen Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und einem von Ihnen festgelegtem Passwort registrieren. Das Passwort muss hierbei die Passwort Anforderungen, wie etwa die Zeichenlänge und die Nutzung von Sonderzeichen, erfüllen. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie sich ein neues Passwort per E-Mail zusenden lassen.

Alle weiteren Daten, die Sie zu späterem Zeitpunkt hinterlegen können, um Ihr Profil zu vervollständigen, sind optional und freiwillig. Sie können Ihre Daten jederzeit ändern oder auch komplett aus dem System entfernen, sofern Sie sich noch nicht in einem Bewerbungsprozess für eine Stelle befinden.

Löschfristen

Nach der Erreichung des jeweiligen Zweckes werden Ihre Daten gelöscht. Daten werden jedoch so lange aufbewahrt, wie es zur Verteidigung von Rechtsansprüchen nötig ist. Die Speicherfrist liegt in der Regel bei 6 Monaten. Wurde uns Ihr Profil von einem Personaldienstleister übermittelt und bestehen Provisionsansprüchen dieses Dienstleisters, kann die Speicherfrist bis zu deren Erfüllung oder Verjährung betragen. Sofern buchhalterisch relevante Verarbeitungen vorgenommen wurden, wie etwa die Erstattung von Reisespesen, werden die hierfür notwendigen Daten unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, i.d.R. 6 oder 10 Jahre, gelöscht.

Sofern die Bewerbung erfolgreich war und wir einen Vertrag mit Ihnen schließen, überführen wir die im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhobenen Daten in unsere Personalakte.

Kann Ihnen keine aktuell zu besetzende Stelle angeboten werden, werden Ihre Daten und Unterlagen, mit Ihrer Einwilligung, für längstens 24 Monate in unserem Bewerbermanagementsystem gespeichert, um zu einem späteren Zeitpunkt auf Ihre Bewerbung zurückkommen zu können.

Informationen zur verantwortlichen Stelle, unserem Datenschutzbeauftragten und Ihren Rechten als Betroffener, finden Sie in unserer übergreifenden Datenschutzerklärung: Link.