Datenschutzerklärung für hinweisgebende Mitarbeitende

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Informationen zur Datenverarbeitung

Die EU-Whistleblower-Richtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1937 des EU-Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden) hat sich zum Ziel gesetzt, Personen zu schützen, die Verstöße melden. Darüber hinaus werden Personen geschützt, die Gegenstand einer Meldung oder Offenlegung sind, sowie sonstige Personen, die von einer Meldung oder Offenlegung betroffen sind. Für Deutschland sind die Vorgaben im HinSchG definiert. Dadurch kommt es zu einer gesetzlichen Verpflichtung zur Einführung eines Hinweisgeberverfahrens (sogenannte „interne Meldestelle“)

Bei Verdacht auf Gesetzesverstöße, unethisches Verhalten oder sonstigem Fehlverhalten stehen Ihnen die im Cofinpro-Regelwerk beschriebenen Meldekanäle zur Verfügung. Alle Mitarbeitenden können diese nutzen, um vermutete oder tatsächliche Verstöße zu melden.

Solche Verstöße beinhalten zum Beispiel:

• Betrug, Diebstahl, Veruntreuung
• Bestechung/Korruption
• Vergehen betreffend des Lieferanten-Sorgfaltsgesetz bzw. Lieferkettengesetz
• Kartellrechtsverstöße
• Verletzung der Datenschutz- oder IT-Sicherheitsrichtlinien
• Produktsicherheit
• Verstöße gegen Umweltschutzauflagen
• Interessenskonflikte
• Sexuelle Belästigung, Diskriminierung, Verstöße gegen die persönliche Integrität

Vorgehen beim Melden von Verdachtsfällen

Wenn Sie der Überzeugung sind, dass das Vorgehen eines oder mehrerer Mitarbeitenden ein Fehlverhalten darstellt, sollen Sie diese Bedenken grundsätzlich Ihrer/m Vorgesetzten melden. Sollten Sie aus berechtigtem Grund Unbehagen verspüren, dies mit Ihrer/m Vorgesetzten zu klären oder negative Konsequenzen für sich selbst befürchten, etwa Repressalien, ungerechte Behandlung oder Entlassung, können Sie auch die/den übergeordneten Vorgesetzte/n kontaktieren.

Hiermit möchten wir unsere Mitarbeiter über unseren Umgang mit ihren personenbezogenen Daten im Rahmen des Arbeitsverhältnisses informieren.

Nutzung der Meldekanäle

Am sichersten setzen Sie eine Meldung ab, indem Sie die im Cofinpro-Regelwerk beschriebenen Meldekanäle (Mail oder Brief) verwenden. Andere Kommunikationsmittel sind nicht zulässig für Meldungen gemäß HinSchG.

Sollte die hinweisgebende Person (Whistleblower) persönliche Interessen innerhalb der erhobenen Angelegenheit haben, sollten sie dies von Anfang an mitteilen.

Falsche Auskünfte 

Wir werden alle Meldungen über Fehlverhalten ernsthaft behandeln und Personen schützen, die in gutem Glauben Beschwerden vortragen. Allerdings kann disziplinarisch oder juristisch gegen hinweisgebende Personen vorgegangen werden, die Hinweise oder Auskünfte erteilen, die falsch sind. Für falsche Hinweise oder gar Verleumdungen schließt das Hinweisgeberschutzgesetz einen Schutz der Identität der hinweisgebenden Person explizit aus. In solchen Fällen ist der böswillige Hinweisgeber sogar zum Ersatz des Schadens verpflichtet (§ 38 HinSchG). 

Umgang mit Hinweisen

Eingehende Meldungen werden nach einem standardisierten und fairen Prozess bearbeitet. Sämtliche empfangenen Informationen werden streng vertraulich behandelt.

Nach Ihrer Meldung erhalten Sie innerhalb von 7 Tagen eine Mitteilung über den Eingang und die Kenntnisnahme der Meldung. Dabei können Sie sich auf einen diskreten und vertraulichen Umgang mit den Informationen verlassen. Spätestens 3 Monate nach Ihrer Meldung werden Sie über die Informationen aus dem Untersuchungsprozess und entsprechende Folgemaßnahmen informiert.

Das Hinweisgeberschutzgesetz beinhaltet den Schutz vor Benachteiligungen durch die Abgabe des Hinweises. Die hinweisgebende Person hat deshalb keinerlei negative Konsequenzen zu befürchten. Werden Verstöße gegen deutsches Recht gemeldet, schützt das Gesetz die hinweisgebende Person vor jeglichen negativen Konsequenzen. Zudem haftet die hinweisgebende Person nicht für den Schaden, der bei der Aufdeckung des Verstoßes entsteht.

Der Schutz der Identität der hinweisgebenden Person ist oberste Priorität des Hinweisgeberschutzgesetzes. Dieses wird durch die Möglichkeit zur vertraulichen Meldung gewährleistet. Die Identität der hinweisgebende Person wird nur mit dessen Zustimmung mitgeteilt. Eine Ausnahme tritt bei gerichtlichen oder behördlichen Untersuchungen ein. Hier wird die hinweisgebende Person vor der Mitteilung seiner Identität informiert. 

Verarbeitete Daten, Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten umfasst

• die Daten zur hinweisgebenden Person (sofern nicht anonym gemeldet), ggf. zu Beschuldigten und anderen involvierten Personen (z.B. Zeugen)
• weitere vom Inhalt der Meldung abhängende Daten (Daten in der Meldung)
• ferner die damit zusammenhängenden, im Rahmen interner Ermittlungen verarbeiteten Daten.

Die Zwecke der Verarbeitung sind die Ermittlung und ggf. der Nachweis von Verstößen gegen geltendes Recht und/oder interne Anweisungen sowie die Verteidigung des Unternehmens gegen Rechtsansprüche und etwaige behördliche Ermittlungen und Verfahren durch Dokumentation der Verarbeitung, Verfahren und Ermittlungen.

Die Rechtsgrundlagen sind

• im Wesentlichen die Rechtspflicht zur Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. C DSGVO i.V.m. §10ff. HinSchG, soweit es sich auf die Inhalte von Meldungen bezieht
• zudem Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern Daten freiwillig und ohne Notwendigkeit überlassen werden oder Daten auf Basis einer Einwilligung weiterverarbeitet werden.
  Die Einwilligung kann mit Wirkung zum Zeitpunkt des Widerrufs jederzeit widerrufen werden.
• hilfsweise auch Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO als berechtigtes Interesse, wenn es etwaig entgegenstehende Interessen berührt, etwa zur Dokumentation im Unternehmen um Haftung zu vermeiden oder sich gegen unberechtigte Rechtsansprüche zu wehren oder in etwaigen rechtlichen Verfahren sich zu verteidigen.

Empfänger(-kategorien)

Die Meldestelle wird Cofinpro-intern betrieben. Die Daten werden nach Maßgabe des HinSchG innerhalb des Unternehmens an die entsprechenden internen Abteilungen weitergegeben.
Als weitere Empfänger kommen weitere externe Dienstleister, wie Rechtsdienstleister und/oder Forensiker sowie je nach Umstand hinzugezogene Berater in Betracht.

Sonstige Hinweise

Es gelten die in der übergeordneten Seite der Datenschutzerklärung genannten Betroffenenrechte.

Eine Übermittlung in Drittländer ist nicht vorgesehen.

Löschung der Daten

Alle mit der Meldung / dem Fall zusammenhängenden Daten werden gem. §11 Abs. 5 HinSchG 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, sofern nicht andere Rechtsgrundlagen vorliegen, den Fall länger aufzubewahren.
Dies könnte dann gegeben sein, wenn aufgrund von handels- oder steuerrechtlichen Vorschriften längere Aufbewahrungsfristen bestehen.